Fragen zur Beratung

ISO 9001 in der Praxis – wie läuft es ab?

Frage: Wie sieht die praktische Arbeit durch den externen Berater aus?

Antwort: Unser Angebot umfasst sämtliche Leistungen, die zur Zertifizierung führt. Erstellung der QM Dokumentation und Nachweise. Planung und Durchführung der internen Audits. Auswahl des Zertifizierers. Es muss nicht das Gesamtpaket sein, sondern auch Einzelleistungen wie die Erstellung der Dokumente, z.B. QM-Handbuch und Prozessbeschreibungen sind möglich.

Frage: Welche relevanten Dokumente beinhaltet diese Leistung?

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Antwort: Sie beinhaltet das QM-Handbuch, die notwendigen Prozessbeschreibungen sowie Vorlagen für die QM-Nachweise, z.B. die Lieferantenbewertung.

Frage: Mit welcher Software werden die Dokumente erstellt? Ist es dem Unternehmen möglich, mit diesen Dokumenten selbst zu arbeiten?

Antwort: Die Dokumente werden in Word und Visio erstellt und dem Kunden zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Falls Visio nicht vorhanden ist (Kosten für die Software: ca. 320 €), bieten wir eine Erstellung der gesamten Dokumentation mit der Google-Präsentation (kostenlos) an.

Frage: In welchem Umfang muss das Unternehmen Vorleistungen betreiben?

Antwort: Hierzu ist nicht viel erforderlich: Es genügt das Firmenlogo. Hilfreich, aber nicht notwendig ist ein Organigramm.

Frage: Welche Unterlagen bzw. Informationen muss der Kunde vor Beginn der Zusammenarbeit erstellen?

Antwort: Es müssen keinerlei Unterlagen erstellt werden, weil dies erst im Verlauf der Zusammenarbeit geschieht. Auch für das QM-Handbuch sollte nichts im Voraus erarbeitet werden, denn die tatsächliche Dokumentation könnte später anders aussehen.

Frage: Wie sieht der zeitliche Rahmen der Zusammenarbeit aus? Kann eine Vorabschätzung gegeben werden, damit das Unternehmen intern seine Kapazitäten prüfen und den entwickelten Zeitplan auf die relevanten Prozesse abstimmen kann?

Antwort: Ab der Unterzeichnung des Vertrages benötigen wir einen Monat Vorlauf für die Planung. Hieran schließen sich drei Monate für die konkrete Umsetzung an und im fünften Monat kann die Zertifizierung erfolgen.
Eine detailliertere Planung ergibt sich aus dem Vorgespräch, das auch telefonisch stattfinden kann.

Frage: Wie viel Zeit muss für die Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit aufgewendet werden?

Antwort: Hier können wir lediglich Durchschnittswerte angeben. Ein grober Rahmen gibt 30 bis 50 Stunden Zeit an, darin eingeschlossen die Erstellung des QM-Handbuches und die Zeiten während der Zertifizierung.

Frage: Wie viele Termine vor Ort gibt es generell?

Antwort: Da zunächst telefonisch vorgearbeitet wird, reichen meist vier bis fünf Termine aus:

  • Internes Audit: ca. vier bis fünf Stunden
  • Falls viele Fragen offen sind, ein zweiter Termin zum internen Audit
  • Bei Bedarf vor der Zertifizierung zur Vorbereitung
  • Sollte es vor dem Zertifizierungsaudit noch nicht rund laufen, ein weiterer Termin, um die Sicherheit herzustellen, dass das Audit bestanden wird.

Frage: Wann sollte das Zertifizierungsaudit vereinbart werden – wie viel Vorlauf- bzw. Planungszeit benötigt der Zertifizierer?

Antwort: Sinnvoll sind zwei Monate Vorlaufzeit. Soll die Zertifizierung beispielsweise im Juni erfolgen, empfiehlt sich eine Kontaktaufnahme mit Terminvereinbarung im April.

Frage: In welcher Form und in welchem zeitlichen Umfang sollten die Mitarbeiter eingebunden werden, damit keine Extra-Schulungen erforderlich werden?

Antwort: Zunächst erläutern die Verantwortlichen des Unternehmens dem QMB die Prozesse. Anschließend wird in den internen Audits mit den Mitarbeitern gesprochen. Dies umfasst ca. 30 bis 50 Stunden auf Seiten des Unternehmens. Hiervon entfallen auf die Aufnahme des Entwicklungsprozesses etwa eine Stunde und auf dessen Auditierung ca. ein bis zwei Stunden. Dieser Zeitrahmen hängt jedoch von der Komplexität des Prozesses ab.